Регистрация онлайн кассы в ФНС — пошаговая инструкция

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Регистрация онлайн кассы в ФНС — пошаговая инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Согласно действующей редакции закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, сейчас (за некоторым исключением) должны использоваться только онлайн-кассы. Такие кассовые машины передают необходимую информацию в налоговый орган через интернет в режиме онлайн.

Онлайн-касса должна обладать характеристиками:

• наличие на корпусе уникального серийного кода;
• возможность подключения к интернету и передачи данных в онлайн-режиме;
• наличие печатающего устройства для ФД и ячейки для установки фискального накопителя.

Кроме того, кассы нового образца способны наносить на чек QR-код и ссылку для проверки достоверности.

Проведение регистрации ОФД кассы в налоговой возможно либо через персональный кабинет на официальном портале ФНС, либо личным визитом. Если предприниматель решил отправить документы по интернету, ему предварительно нужно получить КЭП (квалифицированную электронную подпись). Только такой вид подписи дает право совершать подобные операции в «удаленном» формате.

Что понадобится для регистрации в ФНС

Прежде, чем заказать регистрацию кассы в ФНС или провести процедуру самостоятельно, необходимо приобрести все необходимое для эффективной работы бизнеса оборудование.

Для осуществления продаж в магазине потребуется:

1. Купить кассовый аппарат (смарт терминал, мобильную онлайн-кассу, фискальный регистратор, автономную ККМ или POS-систему). Обратите внимание, что выбранная модель в обязательном порядке должна быть внесена в специальный реестр ФНС.
2. Купить фискальный накопитель на 15 или 36 месяцев (выбор зависит от личных предпочтений бизнесмена, выбранной системы налогообложения, характера осуществляемой деятельности и интенсивности продаж).
3. Периферийное оборудование. Это могут быть: сканер штрихкодов, принтер этикеток, торговые весы, дисплей покупателя, денежный ящик – одним словом, все то, что облегчает работу кассира, автоматизирует бизнес-процессы и ускоряет обслуживание клиентов.

Завершение регистрации

После того, как учетная карточка с регистрационным номером ККМ получена, сведения необходимо внести в профиль устройства в личном кабинете ОФД. А также пройти процедуру фискализации кассового оборудования. То есть внести все необходимые данные на кассовый аппарат и фискальный накопитель.

Обратите внимание, что проведение фискализации – очень важный и ответственный этап ввода техники в работу. Любые ошибки, допущенные сейчас, могут повлечь за собой порчу оборудования и необходимость их замены на новые.

Для того, чтобы избежать финансовых потерь и провести фискализацию с гарантией, рекомендуется заказать регистрацию кассы в «Рустехпром».

После проведения фискализации оборудования требуется завершить постановку контрольно-кассовой техники на учет. Для этого необходимо распечатать отчетный документ на онлайн-кассе и передать данные в ФНС.

Где смотреть № фискального документа

Решив, где регистрировать кассовый аппарат (ККТ) для ИП или ООО, обратите внимание на порядковый номер чека — это и есть тот код, который требуется указать в окошке «Отчет…» в личном кабинете ФНС. Ну, а чтобы упростить вам задачу, мы в виде таблицы покажем, как же заполнять поля.

Строка	Необходимая информация
Фискальный признак	ФПД или ПД, то есть 10 цифровых символов
Дата и время	Точная цифра до секунды
Номер	Порядковый № чека

Попробуйте внести данные в предусмотренные для них графы, и убедитесь, что в этом нет ничего сложного. Все бланки и формы ФНС составляет именно таким образом, чтобы исключить случайные ошибки.

Причины отказа в постановке оборудования на учет

В абсолютном большинстве случаев они заключаются в рядовых нарушениях: допустим, не выдержан порядок регистрации кассового аппарата (ККМ, ККТ) в налоговых органах или не соблюдены сроки подачи документов, или предоставлены не все бумаги. Именно поэтому стоит очень внимательно относиться к вопросам заполнения полей и проверять, что вы вписываете и подаете, прежде чем жать на кнопки.

Кроме того, в ряде ситуаций ФНС может снять прибор с учета. Это происходит при закрытии юрлица, при его переоформлении, при переходе на обслуживание в другую инспекцию (это называется «смена местонахождения»). Все подобные процедуры стандартные, проводятся достаточно быстро и не доставляют пользователям особых хлопот.

На что обратить внимание при выборе модели кассового аппарата

Если руководство решило заменить контрольно-кассовую технику, то необходимо осознанно выбрать модели, которые будут максимально удобными и отвечать требованиям конкретной организации. Важные факторы, которые могут повлиять на выбор:

• «проходимость» – параметр аппарата, на который оказывает влияние количество производимых операций (например, в кассовом аппарате супермаркета нужна высокая проходимость, а для фирмы, реализующей услуги, этот параметр не имеет значения);
• максимальное количество выбиваемых чеков в день – у каждой модели есть своя рекомендованная норма, фактор связан с особенностями деятельности организации;
• скорость печати чеков – зависит от необходимого темпа обслуживания клиентов;
• возможность автоотреза чека – важна при высокой проходимости и скорости печати, практически не имеет значения при низкой нагрузке аппарата;
• порт подключения кассового аппарата – у некоторых моделей разъем порта подходит не ко всем компьютерам, лучше выбирать кассы, оснащенные USB-портом и шнуром;
• мобильность или стационарность – иногда передвижные модели очень практичны, когда нужно, например, самому поехать к важному заказчику для заключения сделки, при этом удобнее иметь в офисе еще и стационарную модель на случай прихода еще одного клиента;
• наличие модели у поставщика – при прочих равных условиях лучше выбрать более доступную модель, доставки которой не придется долго ожидать.

Как правильно зарегистрировать онлайн-кассу

Процедура регистрации кассовой техники нового образца регламентирована в статье 4.2. вышеупомянутого Федерального закона. Процедура «обкатана» со стороны ФНС и операторов фискальных данных. Закон разрешает выбрать для этого один из удобных предпринимателю способов.

1. Заполнить заявление на регистрацию ККТ в бумажном варианте, подать документ в любой налоговый орган, а регистрационную карточку получить по месту регистрации фирмы (в «своей» территориальной налоговой).
2. Подать заявление в электронной форме через личный кабинет ККТ на официальном сайте ФНС Российской Федерации. Для этого предпринимателям необходима усовершенствованная электронная подпись – КЭП, без которой никакие электронные документы не принимаются к рассмотрению. Эту КЭП так или иначе нужно будет оформить.

Для чего требуется регистрация кассового оборудования в налоговой?

В связи с нововведениями в законодательстве, принцип взаимодействия предпринимателей с государственными органами изменился достаточно сильно. Схема работы предполагает:

• Проведение оплаты покупателем, формирование в автоматическом режиме чека в заданном формате с нужными данными с помощью онлайн-кассы и отправка электронного варианта оператору фискальных данных.

• Проведение проверок аккредитованным оператором на корректность полученных чеков, после чего отправляется ответное сообщение, где сказано о результатах обработки.

• Получение ответа от оператора сопровождается параллельной отправкой данных о прошедшей сделке в Налоговый орган.

• Возможность сформировать не только бумажный чек, но и электронный – для покупателя, отправив его на смартфон по указанному номеру телефона или на электронную почту (ее также нужно будет узнать у покупателя).

• Возможность проверки клиентом полученного чека, чтобы убедиться, что его покупка совершенно легальна.

Сенсорные смарт-терминалы — что они представляют собой

Смарт-терминал — это вид онлайн-касс, оснащенный сенсорным дисплеем и работающий в соответствии с ФЗ-54. Внешне напоминает планшет со встроенным принтером для печати чеков. Благодаря установленному фискальному накопителю, данные о проведенных операциях передаются в ФНС через ОФД. Большинство моделей оснащено аккумуляторами, что позволяет использовать устройство без подключения к сети. Смарт-терминал совместим с ОС Android и iOS, что дает возможность установить любые приложения, быстро и легко обновить прошивку. Аппарат используется в микро- и малом бизнесе.

Среди таких устройств стоит остановить свой выбор на одной из следующих моделей.

• Смарт- терминал Лайтбокс Касса 5”

Компактная мобильная онлайн-касса для готового решения под 54-ФЗ. Идеально подходит для малого и среднего бизнеса: розничных торговых точек, сферы услуг, любых видов выездной торговли, а также продаж в интернете и курьерских служб.

1. Экран 5,5”
2. Печать чека за 6 сек
3. Встроенный 1D/2D фотосканер
4. Работает без подзарядки до 24 часов

• Лайтбокс Касса 7”

Мобильная онлайн-касса с большим сенсорным экраном для готового решения под 54-ФЗ. Отличное решение для розничных торговых точек любой направленности, а также для сферы услуг и общепита.

1. Экран 7″
2. Печать чека за 7 сек
3. Подключение сканера, весов
4. Работает без подзарядки до 14 часов

• Лайтбокс Касса 12″

Стационарный кассовый смарт-терминал на ОС Android.

1. Стационарный корпус и небольшой вес
2. Качественный японский термопринтер, скорость печати до 160 мм/сек
3. Защита от брызг

• Лайтбокс Касса 5 + эквайринг

Главное преимущество данной модели – высокая автономность, без подзарядки аппарат выдерживает до 20 часов работы. Скорость печати чеков высокая – 90 мм/с. ККТ оснащен встроенным сканером штрихкодов, поэтому вам не потребуется приобретать оборудование дополнительно. Компактный легкий корпус с пятидюймовым дисплеем удобно держать в руке. Терминал расширяет возможности терминала. Он позволяет принимать платежи по пластиковым картам и с мобильных устройств, оснащенных NFC-модулем.

Перерегистрация онлайн-кассы

Перерегистрировать ККТ необходимо при каждом изменении сведений, которые указаны в регистрационной карточке — место проживания владельца, номера ФН (при его замене), при гарантийной замене кассового аппарата и т.д.

Есть два варианта перерегистрации ККТ:

• без замены ФН;
• с заменой ФН.

Рассмотрим распространенные ошибки, которые случаются, когда человек хочет зарегистрировать кассу в ОФД и ФНС.

Так, чаще всего встречаются неточности при внесении информации в заявление на регистрацию ККТ. Например, когда неправильно указаны сведения:

• личные данные владельца (или пользователя кассы);
• наименование производителя;
• серийный номер кассового аппарата;
• номер договора, заключенного с ОФД.

Ошибки обязательно нужно исправить, перерегистрировав аппарат. Заявление подается в бумажном виде или через интернет. После проверки сведений инспектором исправленная карточка регистрации кассы будет отправлена пользователю.

Среди других распространенных ошибок при регистрации в ФНС и ОФД:

• несовпадение данных регистрации и настроек онлайн-кассы. Отметим, что эти сведения между собой не синхронизируются, поэтому проверять их достоверность должен сам предприниматель;
• ввод неправильного номера регистрации. Ошибка приведет к выводу из строя ФН;
• указание недостоверного ОФД. Например, это случается при смене оператора ФД. Иногда пользователь подает запрос в ФНС, но забывает указать новую информацию в самом кассовом аппарате. На работу ККТ эта ошибка не повлияет, но порядок использования будет считаться нарушенным;
• неоднократная смена ФН. Максимальное число перерегистраций накопителя составляет 12 раз.

Шаг 1. Подача заявления

Для подачи заявления в ИФНС существует два способа:

• Подача заявки на бумаге. Потребуется заполнить форму, утвержденную приказом ФНС от 29.05.2017 № ММВ-7-20/484. Можно лично явиться в ИФНС и воспользоваться помощью представителя либо отправить по почте, приложив опись вложения.
• Электронная форма заявки. Для этого можно воспользоваться личным кабинетом на сайте или помощью оператора данных фискального накопителя. Кабинет ККТ размещен в личном кабинете плательщика налогов в разделе «Контрольно-кассовая техника». Приказ ФНС от 04.02.2020 № ЕД-7-20/69 регулирует формат заявки для регистрации. Новая форма действует с 4 февраля 2020 года.

Для подписи электронного документа используется усиленная квалификационная ЭЦП. Датой подачи заявки считается дата ее формирования в личном кабинете или передачи оператору.

Что нужно сделать перед тем, как зарегистрировать ККТ в ИФНС

Перед регистрацией ККТ в налоговых органах лицу, намеренному ее использовать, необходимо приобрести контрольно-кассовую технику. Сейчас это может быть только онлайн-касса, то есть касса, которая соответствует требованиям ст. 4 закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, обновленного в связи с введением онлайн-касс. Ее основные отличия от кассовой техники, применявшейся ранее, заключаются в том, что она:

• подключается к интернету и обеспечивает передачу сведений о продажах в налоговый орган через оператора фискальных данных в режиме реального времени;
• способна осуществлять расчеты с применением банковских карт;
• имеет фискальный накопитель информации о продажах, сохраняющий эти данные за определенный период и так же, как и сама ККТ, подлежащий регистрации в налоговом органе;
• дает возможность не только печати всех создаваемых документов (в т. ч. сохраненных в фискальном накопителе), но и их формирования в электронном виде;
• обеспечивает формирование документов с определенным (расширенным по сравнению с ранее применявшейся техникой) набором реквизитов, которые зашифровываются в штрих-коде.

Приобретаемая ККТ и фискальный накопитель к ней (подлежащий замене по мере его заполнения информацией или истечения срока действия) должны быть обязательно включены в соответствующие государственные реестры. Наличие договора с ЦТО для регистрации теперь необязательно. Но обязательным условием применения онлайн-ККТ становится заключение договора с оператором фискальных данных.

Регистрация ККТ в ФНС «вручную»

Пройти легализацию вашей контрольно-кассовой техники в налоговом органе можно двумя способами:

1. оффлайн, непосредственно посетив территориальное отделение ФНС и подав документы в традиционной, бумажной форме;
2. онлайн, подавая все данные через интернет.

Не стоит думать, что первый вариант – это анахронизм, так как у налоговиков зачастую просто отсутствует механизм обратной связи, и вы можете просто не знать, как продвигается регистрация вашей техники, так как такой алгоритм просто не предусмотрен. Поэтому следует уделить этой дорожной карте отдельное внимание. Вот пошаговая инструкция:

• Рекомендуется сразу заключить договор с местным центром технического обслуживания (ЦТО). За минимальные деньги это сократит вам массу ненужной «беготни» и неправильных действий.
• Подготовка и подача регистрационного заявления на кассовый аппарат (его помогут подготовить квалифицированные сотрудники ЦТО).
• Фискализация ККТ – процедура технического освидетельствования корректности устройства контрольной техники. Налоговикам нужно получить экспертное заключение, что ваш кассовый аппарат будет правильно отражать и передавать все данные о транзакциях. И в качестве экспертов выступают специалисты ЦТО.
• По результатам фискализации ККТ, а также после подачи заявления на присвоение ему регистрационного номера формируется карточка регистрации контрольно-кассовой машины.
• Далее заключаем договор с ОФД и регистрируем кассовый аппарат у них.

В данном случае все ведомства вам придется посещать самостоятельно, хоть и при содействии и помощи специалистов ЦТО (а может, и той же организации-ОФД) в оформлении документов.

Типичные ошибки при регистрации устройства

1. Несовпадение регистрационной информации и реальных настроек кассы. Ошибка возникает из-за того, что эти данные между собой не синхронизируются, поэтому гражданину стоит самому проверять соответствие внесенных сведений. Если, например, не соответствует адрес применения гаджета, то касса будет работать, но порядок её использования нарушается.
2. Неверный рег. номер, внесенный в параметры устройства, выведет фискальную флешку из строя, его придется заменить.
3. Неверно указан оператор данных. Причиной этому часто служит факт изменения оператора на сайте и невнесения изменения в прибор. В таком случае порядок применения кассы нарушается, хотя она и продолжает работать.
4. Многократная перерегистрация онлайн-устройства. ФН выдерживает 12 таких процедур.

При нарушении порядка использования кассы лучше постараться сразу исправить все ошибки. В противном случае в организацию могут прийти налоговые инспекторы с камеральной проверкой, например, по заявлению потребителя, который не получил чек, или запросить информацию в кредитно-финансовой организации: по банковскому счету сразу видно, что на счет поступают средства от покупателей или платежных агентов. При обнаружении нарушений предпринимателя или юрлицо оштрафуют на крупную сумму.

Похожие записи:

• Как правильно оформить товарную накладную для ИП и зачем она нужна?
• Виды, формы и системы оплаты труда
• Может ли организация выплачивать пособие по больничному листу раньше срока?